Ca. 50 Jahre ist es her, dass der Amerikaner Ray Tomlinson die erste E-Mail verschickt hat. Trotzdem kämpfen immer noch viele Benutzer mit den Tücken des Mediums. Wir haben einige Tipps zusammengestellt, die dabei helfen für Absender und Empfänger die elektronische Post effektiver zu gestalten. Dabei gilt generell weniger ist mehr: weniger Empfänger, weniger Text, weniger Leerphrasen!

TIPPS ZUM INHALT

1. Aussagekräftige Betreff-Zeile

Viele Mail-Programme zeigen erst nur Absender und Betreff. Wenn bei der Suche nach dem Businessplan in der Mail-Übersicht immer nur „Re:“ steht wird man schnell die Absender innerlich verfluchen. Vermeiden Sie deshalb auch Ping-Pong-Spiele (Re: ,Re: ,..). Vergeben Sie eindeutige Betreff-Zeilen.
Vermeiden Sie insbesondere im Schriftverkehr mit dem Ausland Umlaute (ä, ö, ü) und das scharfe „ß“ im Betreff. Mail-Programme mit fehlender Adaption an die deutsche Sprache haben  Probleme diese Zeichen darzustellen.

2. Persönlicher Name und komplette Adresse

Ihr Realname sollte in der FROM-Zeile Ihres Mails sichtbar sein. Dies muß in der Konfiguration des Mail-Programms eingestellt werden. Und ersparen Sie Ihren Geschäftspartnern die lästige Suche nach Telefonnummer oder Straßenadresse. Tragen Sie diese einfach in die Vorlage für neue Mails im Mailprogramm ein.

3. Ungeliebte Textformatierungen

Vermeiden Sie den übermäßigen Einsatz von Blockschrift (ausschließlich Großbuchstaben) und  das Sperren durch Leerzeichen, das wirkt wie Schreien.
Durchgängige Kleinschreibung erleichtert Ihnen vielleicht die Tipparbeit, ist jedoch schlecht lesbar.

4. Antworten und zitieren Sie präzise und knapp

Übernehmen Sie bei Antwortschreiben genügend vom Originaltext damit der Empfänger Ihre Aussagen einordnen kann ohne sein Originalschreiben zu suchen, kürzen Sie aber alles unwichtige.

5. Schreiben Sie strukturiert.

Wichtiges gehört an den Anfang. Formulieren Sie kurze Sätze. Acht Worte bis zum nächsten Punkt versteht jeder. Sätze mit 25 Worten nur noch jeder zweite. Absätze und Leerzeilen machen Ihren Text lesefreundlicher.

6. Denken Sie an eine korrekte Signatur

Im Geschäftsverkehr gelten auch für E-Mails Pflichtangaben, zum Beispiel bei einer GmbH: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer, wenn vorhanden Aufsichtsratsvorsitzende/r. Die Angaben dürfen nicht als Grafik in der Signatur integriert sein, sondern müssen in Textform integriert werden.
Signaturen werden vom Mail-Programm automatisch in jedes Schreiben aufgenommen. Einmal richtig eingestellt haben Sie keine Arbeit mehr damit.

7. Vermeiden Sie Akronyme, Abkürzungen, Fachchinesisch und Smileys

Nicht jeder verfügt über den gleichen „neudeutschen“ Wortschatz. Und wer will schon bei jeder zweiten Zeile im Netz nach den Bedeutungen von „asap“, „thx“, „nope“,“cfd“ oder „afaik“ suchen?

8. Doppelte Kontrolle

Lesen Sie vor dem Versenden nochmals aufmerksam Korrektur. Am Bildschirm mogeln sich Schreibfehler leichter durch als auf Papier.

TECHNISCHE TIPPS

9. Nutzen Sie das Feld „CC“ sparsam.

Wer muß wirklich Bescheid wissen und wem können Sie die unnötige Leserei ersparen?
Vorsicht wenn Sie die Antworten-Funktion nutzen. Sie setzen dann alle vorhergehenden Empfänger neu auf die Verteilliste. Aus Datenschutzgründen sollten Sie die Funktion „CC“ sparsam einsetzen.

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